公務機密維護宣導-錦囊第4號 ~「烏龍露個資 洩密又挨告」
前言
政府機關受理民眾陳情請願，常可能因此取得民眾陳情書及相關個人資料，雖陳情請願屬於公開訴求，惟仍應依人民陳情相關法令為後續處理，如需運用陳情資料亦須符合個人資料保護法規定，避免產生未經同意或與原目的不符之公開、洩漏情事，造成當事人損害，衍生政府機關國賠責任，實不可不慎。
案例說明
小李和鄰近住戶組成土地重劃自救會向某地政機關陳情，拒絕徵收所有土地進行其他開發，除於該機關網路信箱陳情外，一行人浩浩蕩蕩到該機關門前進行陳情請願，並遞交載有相關自救會成員身分資料之陳情書，經該機關派代表受理後離開，嗣後卻發現該自救會成員陳情書中的個人資料，竟成了該機關於重大重劃案件評估說明會之附錄資料，且該機關為求便利，又以網站留言板回覆陳情人，亦未適當遮掩相關個人資料，造成該自救會成員的身分證字號、電話、地址等個人資料全部公開在網站上可供人點閱、下載，該自救會立即電洽該機關抗議其作法失當，且違反相關規定，揚言告到底，並要求國賠。
問題分析
本案為洩漏民眾自救會陳情書及附件之個人資料，該自救會附件資料主要用於反對土地徵收之陳情附件，並未同意其他使用或公開於網站中，又雖係公開陳情，惟主管業務機關受理後，應將陳情書及相關附件，回歸機關受理檢舉陳情案件保密相關規定，交由負責辦理之承辦人員，再將資料密封後交由收發人員登錄，且登錄之內容不得顯示檢舉(陳情人)姓名或身分辨識資料，另於公文簽辦過程除應以密件簽核，且須用密件答覆處理結果，而非將該案以一般案件處理，衡酌本案因受理民眾陳情書與相關個人資料，應屬公務機密範疇，該機關於網路留言板答覆，亦未適當隱去陳情人之個人資料，實有未妥，已衍生洩密問題。
另依據個人資料保護法第16條規定，公務機關如對個人資料之有特定目的外之利用，應符合相關要件方得為之，例如有法律明文規定、為維護國家安全或增進公共利益、有利於當事人權益或經當事人書面同意等。而該機關於重大案件評估報告書中，未經同意，擅將隨附於陳情書中之個人資料作為該案附錄，顯與上述要件不符，又依據同法第 28 條規定，公務機關違反本法規定，致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者，負損害賠償責任。因此，該機關後續尚須面對相關國賠問題。
綜觀受理本案機關之處理作為，應係對於陳情案件與個人資料之相關規定與要件判斷有誤，致生洩漏情事，確有違失檢討空間。
改善及策進作為
本案肇因機關同仁對於民眾公開陳情請願性質未正確之研判，且就相關個人資料管理及運用不慎所致，機關應積極檢討下列措施，以避免類似情事發生:
一、重新審視受理陳情案件相關規定，並確實檢討相關規範是否完備、受理程序是否妥適，以使機關承辦人員知所依循，避免衍生洩密情事。
二、藉由本案顯現陳情案件處理過程易生洩密，因此，應積極建立各項陳情案件判斷歸屬流程，檢討各環節之弱點與錯誤頻率，落實風險管理，降低誤判機率，提升機關維護效能。
三、全面檢核類似案件屬性判斷是否合宜，相關處理過程是否符合規定，避免重蹈相同問題。
四、妥訂陳情案件相關個人資料檔案管理機制：如針對機關因陳情案件蒐集個人資料所應制訂機關內部管理規範，規範個人資料之蒐集者、蒐集方式（直接或間接）、告知當事人、蒐集界面及儲存位置、法定保存年限及自定保存年限等事項，並落實檢核陳情案件個資蒐集、處理及利用過程，當事人隱私權保護之需求，俾能確實監督管理狀況。
本署叮嚀事項
民主法治時代，政府職責係為民服務，而人民為爭取權益或表達訴求，得依法透過陳情請願等合法管道向政府機關表達訴求，政府機關因而取得大量個人資料，應有良好的管理或保護措施，避免未合法運用，造成民眾權益受損，或保護不善產生如駭客入侵等洩漏風險。因此各級機關管理該等資料，除就涉及公務機密部分應依密等文件程序進行保管外，另需參照個人資料保護法儘速落實相關維護工作，俾提升使該等資料於機關內部運用與保管安全性，本署就該案提出下列叮嚀，以資參酌：
一、積極檢討訂定機關主管機密範圍項目，俾利公務機密與個人資料確實依據其個別管理模式妥為執行。
二、嚴密機關組織分層審核措施，協助同仁處理相關案件，確符個案處理程序，避免衍生洩密疑慮。
三、重新檢視個人資料保護法施行後，機關各項作業程序與有關之行政規則，是否有相悖或未盡之處，以符實際，並減少疏失。
四、加強公務機密與個人資料保護法之法治教育：綜觀洩密多肇因公務員對於案件與法令認知未盡周詳，因此，透過現行法令規定、洩密違規（法）案例，以及可能導致洩密管道與因素，積極提升個人之保密法治觀念，方能落實宣導效益。
結語
公務機關就各項涉含個人資料之公務文件，因應個人資料保護法施行，應更為審慎，尤以面對各項法令產生見解上之歧異時，應以專業並合乎法治精神，對於當事人有利之方向做決策，除避免衍生後續洩密疑慮外，並有助於提升民眾對於政府之信賴。本案因機關同仁受理民眾陳情請願案件取得他人個人資料，又於處理方式與後續運用，未符合公務機密與個人資料保護法之規定，導致陳情人權益受損，實應深入檢討，避免類似案件再發生，以保護民眾權益，維護機關廉政效能。
轉載法務部廉政署網站